Офис менеджер/Менеджер по закупкам
 
JOB TITLE: Офис менеджер/Менеджер по закупкам
EMPLOYER: Novartis Pharma DUTY STATION: Azerbaijan
PUBLISHED: 2021-08-26 LAST UPDATED: N/A DEADLINE: 2021-09-25



Филиал Швейцарской фармацевтической компании Novartis Pharma в Азербайджане объявляет набор на должность “Офис менеджер/Менеджер по закупкам”.

Основные задачи Как Офис менеджер/Менеджер по закупкам:

- Своевременное и профессиональное решение задач в приемной в течение рабочего времени и взаимодействие с клиентами.
- Поддержание порядка и чистоты центрального вестибюля / приемной и конференц-залов (своевременное координирование с соответствующими сервисными компаниями);
- Точное уверенное знание всех систем, установленных в центральном вестибюле / приемной и в конференц-залах и решение связанных с ними вопросов с наибольшим вниманием, профессионализмом и прилежанием.
- Эксплуатация и хорошее практическое знание телефонной системы, установленной в центральном вестибюле / приемной, а также всего технического оборудования, требуемого для предоставления профессиональных и квалифицированных услуг.
- Постоянное управление и контроль за приемной: встреча посетителей, выдача идентификационных карт или бэджей-пропусков для посетителей, координирование сопровождения посетителей до требуемого места назначения, резервирование конференц-залов, содействие в организации звонков-конференций и организация телевизионных / аудио- конференций (координирование с департаментом информационных технологий).
- Обеспечение эффективного координирования и своевременного обмена информацией с другими департаментами, включая ИТ, технической поддержки и безопасности, а также с другими секторами, по необходимости.
- Получение и доставка пакетов, писем и т.д., по необходимости. Росписи о доставках - по необходимости. Распространение и отслеживание документооборота.
- Обеспечение своевременного ремонта / устранения любой технической неполадки оборудования, мебели или других наименований центрального вестибюля / приемной.
- Предоставление информации и содействия клиентам, включая координирование заказа канцелярских товаров для различных департаментов.
- Координирование работы с туристическими агентами и секретарями / персоналом / помощниками исполнительных руководителей в плане доставки при отбытии и прибытии работников и гостей НОВАРТИС в аэропорту, а также планирование работы водителей.
- Резервирование конференц-залов и оборудования для конференций;
- Содействие в организации внутренних и внешних мероприятий;
- Оказание содействия в заказе питания и организация кофе-брейков и обедов к внутренним мероприятиям;
- Содействие и организация мобильной связи НОВАРТИС.
- Составление и передача соответствующих писем к провайдерам мобильной связи;
- Распространение SIM-карт работникам НОВАРТИС.
- Содействие в организации командировок, включая:
- Подготовка путевых листов для сотрудников на ежемесячной основе;
- Обработка и передача заказов и запросов соответствующих контактов от назначенных поставщиков, в том числе туристических агентств.
- Содействие в организации деловых поездок в соответствии с политиками НОВАРТИС, включая следующее:
- Сотрудничество с отделами бронирования и выписки билетов контрагированных туристических агентств;
- Профессиональное консультирование при выборе наилучших маршрутов, оптимальных и экономичных расценок на внутренние и международные авиаперелеты и т.д.;
- Бронирование дополнительных бортовых услуг;
- Подготовка индивидуального профайла для каждого члена руководящего состава НОВАРТИС, включая копию паспорта, информацию о предпочтительных компаниях-перевозчиках, особых требованиях к питанию, программы постоянного пассажира-клиента авиакомпании;
- Содействие в организации бронирования гостиниц и аренды автотранспорта;
- Содействие в работе с программой постоянного пассажира авиакомпаний по возмещению пунктов - миль;
- Содействие в получении визовой поддержки и виз (однократный и многократный въезд) для иностранных граждан и для лиц, прибывающих в Азербайджанскую Республику в командировки;
- Ежемесячная подготовка следующих отчетов:
- Почтовая доставка (DHL, UPS, Азерпочта и т.д.)
- Azer-cell
- Другие провайдеры, по необходимости.
- Адаптация контрактов с поставщиками согласно внутренним правилам Новартис
- Содействие в адаптации документов для подачи активностей на одобрение согласно внутренним правилам Новартис.
- Выполнять другие поручения руководства компании.

Требования:

- Высшее образование
- АзербайджанскийРусский, Английский – обязательно (выше среднего),
- Опыт работы 1-2 года в качестве секретаря приемной,
- Хорошие навыки устного общения и умение ведения телефонных разговоров,
- Организаторские навыки, концентрация на результате,
- Хорошие межличностные качества, ориентирование на клиента,
- Опытный пользователь MS Office, интернет.

Условия работы:

∙ Конкурентоспособный уровень оплаты труда;
∙ Компенсация питания;
∙ Компенсация мобильной связи;

Если Вас заинтересовала указанная вакансия, просим отправить свое резюме на baku.info@novartis.com и указать в теме письма “Офис менеджер/Менеджер по закупкам

927 миллионов – именно стольким человеческим жизням помогли наши препараты в 2017 году. И хотя мы гордимся этим фактом, мир переживает цифровую и технологическую трансформацию, и мы не перестаем задаваться вопросом: что еще мы можем сделать, чтобы повлиять на качество и продолжительность жизни людей.

Мы верим, что ответы находятся быстрее, когда любознательные, смелые и окрытые к взаимодействию люди – такие как вы – собираются вместе во вдохновляющей их среде.

В которой предоставляются возможности открывать могущество данных и цифровых технологий. В которой можно не бояться ошибок, принимая на себя разумные риски. И в которой вы окружены людьми, разделяющими ваше стремление преодолевать самые сложные вызовы в области здравоохранения в мире.

Мы – это Новартис. Присоединяйтесь и помогайте нам переосмысливать подходы к медицине.

Go back to Hot Vacancies

 
© Copyright 2006—2021 www.JobSearch.az  
Developed by MicroPHP