Executive Assistant
 
JOB TITLE: Executive Assistant
EMPLOYER: Azerlotereya DUTY STATION: Azerbaijan
PUBLISHED: 2021-08-27 LAST UPDATED: 2021-08-27 DEADLINE: 2021-09-26

Job title: Executive Assistant

Summary: An executive assistant is commonly found answering phones, screening visitors, making travel arrangements, preparing reports, filing and organizing documents, recording meeting minutes, and performing basic bookkeeping tasks.

Reporting to: CEO

Key responsibilities:

• Preparing financial statements, reports, memos, invoices letters, and other documents.
• Answering phones and routing calls to the correct person or taking messages.
• Handling basic bookkeeping tasks.
• Filing and retrieving corporate records, documents, and reports.
• Researching and conducting data to prepare documents for review and presentation by boards of directors, committees, and executives.
• Helping prepare for meetings.
• Accurately recording minutes from meetings.
• Greeting visitors and deciding if they should be able to meet with executives.
• Using various software, including word processing, spreadsheets, databases, and presentation software.
• Reading and analyzing incoming memos, submissions, and distributing them as needed.
• Making travel arrangements for executives.
• Performing office duties that include ordering supplies and managing a records database.
• Experience as a virtual assistant.
• Opening, sorting and distributing incoming faxes, emails, and other correspondence.
• Provide general administrative support.

Requirements:

• Work experience as an Executive Assistant, Personal Assistant or similar role
• Excellent MS Office knowledge
• Bachelor degree
• Outstanding organizational and time management skills
• Familiarity with office gadgets and applications (e.g. e-calendars and copy machines)
• Excellent verbal and written communications skills
• Discretion and confidentiality

If you are interested, please send your CV to hr@azerlotereya.com with the subject "Executive Assistant".

Vəzifə: Köməkçi

Qısa xülasə: Köməkçi zəngləri cavablandırmaq, qonaqları qarşılamaq, səfərlər təşkil etmək, hesabat hazırlamaq, sənədləri qeydiyyata almaq və çeşidləmək, iclasların protokollarını yazmaq və əsas haqq-hesab işlərini yerinə yetirmək öhdəliyi daşıyır.

Hesabat verir: Baş icraçı direktor

Əsas öhdəliklər:

• Maliyyə hesabatları, məruzələr, qeydlər, hesab-fakturalar, məktublar və digər sənədlərin hazırlanması.
• Zənglərin cavablandırılması, yaxud əlaqədar şəxslərə yönləndirilməsi, mesajların qəbul edilməsi.
• Əsas haqq-hesab işlərini yerinə yetirmək.
• Korporativ qeydləri, sənədləri və hesabatları qeydiyyata almaq və bərpa etmək.
• Direktorlar Şurası, komitələr və rəhbərlərin nəzərdən keçirəcəyi və təqdim edəcəyi sənədlərlə bağlı məlumat araşdırmaq.
• İclaslara hazırlaşmağa kömək etmək.
• İclasların protokollarını dəqiq şəkildə qeyd etmək.
• Qonaqları qarşılamaq və onların rəhbər işçilərlə görüşüb-görüşməyəcəklərinə qərar vermək.
• Müxtəlif proqram təminatlarından, eləcə də mətnlərin emalı üçün proqramlardan, elektron cədvəllərdən, məlumat bazalarından və təqdimat məqsədli proqram təminatlarından istifadə etmək.
• Daxil olan qeydləri, materialları oxumaq və təhlil etmək, onları lazımi şəxslərə yönləndirmək.
• Rəhbərlərin səfərlərini təşkil etmək.
• Ofisdəki işləri yerinə yetirmək, o cümlədən təchizat vasitələrini sifariş etmək və qeydlər bazasını idarə etmək.
• Ştatdankənar assistent kimi iş təcrübəsi
• Gələn faksları, elektron məktubları və digər yazışmaları açmaq, çeşidləmək və yönləndirmək.
• Ümumi inzibati dəstək göstərmək.

Tələblər:

• Katib-referent, şəxsi assistent və ya digər bu kimi vəzifələrdə iş təcrübəsi
• MS Office proqramları üzrə peşəkar bacarıq
• Bakalavr dərəcəsi
• Yüksək təşkilatçılıq qabiliyyəti və vaxtın idarə edilməsi üzrə səmərəli bacarıqlar
• Ofis alətləri və vasitələri ilə tanışlıq (məsələn: e-təqvimlər və surətçıxarma aparatları)
• Güclü ünsiyyət yazılı və şifahi ünsiyyət bacarıqları
• Ehtiyatlılıq və məxfilik

Maraqlanan şəxslərin öz CV-lərini mövzu (subject) hissəsində "Köməkçi" yazmaqla hr@azerlotereya.com e-poçt ünvanına göndərmələri xahiş olunur.

Go back to Hot Vacancies

 
© Copyright 2006—2021 www.JobSearch.az  
Developed by MicroPHP